Cours Access

Ce tutorial ACCESS reprend les notions et quelques applications de la base de données Access de Microsoft en 17 chapitres. Même si ce n'est pas le cours donné dans notre salle de formation, plus complet, son utilisation est gratuite et devrait permettre de créer rapidement des bases de données. L'exercice associé va nous permettre de créer une base de donnée relationnelle pour le classement et la gestion de CD musicaux, cassettes vidéo, DVD, ... Un autre exemple d'utilisation est repris dans le cours sous Gestion des finances d'un club

Une base de donnée permet de classer, trier et filtrer de larges quantités d'informations. Chaque logiciel de gestion (comptabilité, gestion commerciale, stock, ...) est d'ailleurs une base de donnée. Vous pouvez également le faire avec un tableur comme Excel. C'est en partie vrai. Si vous êtes un utilisateur avancé du tableur, certaines fonctions peuvent sembler similaires. Néanmoins, les possibilités de Microsoft Access sont largement supérieures dans ces domaines, surtout si vous utilisez de grandes quantités de données.

Pour débuter notre formation Access, commençons par un petit lexique spécifique aux bases de données

2. Le classement - tri

Prenons par exemple un fichier d'adresse. Le tri va permettre de classer par ordre alphabétique suivant le nom, prénom, ... Dans la majorité des bases de données, ces classement peuvent se faire suivant différents niveaux. Par exemple

1. Nom
2. Prénom
3. code postal
4. ...

Dans notre exemple, les personnes seront d'abord triées suivant le nom. Si deux personnes ont le même nom, le tri se fera alors suivant le prénom. Pour deux personnes homonymes, le classement se fera ensuite suivant le code postal du lieu de résidence, ...

3. Filtrage des enregistrements

La fonction de filtre des enregistrements permet de n'afficher que les enregistrements répondant à des critères complexes. Dans le cas de notre fichier d'adresse, ceci permet par exemple à Access de n'afficher les hommes de plus de cinquante ans habitant à Florenville. Ce type de filtre est très efficace. Pour faire ces filtres, il vous faut impérativement créer des champs adéquats avec les bonnes données suivant la personnes. C'est la principale difficulté lorsque vous créez une base de donnée Access: choisir correctement les champs.

4. Vocabulaire: enregistrements et champs.

Les bases de données, notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements et des champs. Dans le cas d'un carnet d'adresse, l'enregistrement représente les coordonnées de la personne. Le champ, représente la case à remplir, un renseignement repris dans une catégorie pour chaque enregistrement. La création d'une base de donnée implique donc au préalable la création d'une structure en fonction des renseignements souhaités. Cette étape est de loin la plus importante. De par leur conception, ajouter des champs alors que la base de donnée et ses différents modules d'analyse sont créés est fastidieux. Des exemples sont également fournis directement avec la base de données.

Quels champs devons nous créer? Reprenons notre exemple d'un fichier d'adresse Access. Quelles sont les catégories de renseignements que nous serions amenés à rechercher sachant que la fonction d'une base de donnée passe par le tri et le filtrage. Un autre critère va rentrer en ligne de compte, des renseignements supplémentaires.

• Nom: Ceci est d'abord un renseignement sur la personne mais va nous permettre de faire une recherche sur une personne.
• Prénom: Le critère est identique à celui du nom. Pourrions-nous rassembler le nom et le prénom? Oui et non. Prenons le cas d'utilisation de cette base de donnée pour un mailing. L'adresse de la personne reprend effectivement le nom et le prénom. Par contre, la phase type en bas de la lettre reprend "Je vous prie d'agréer, Monsieur Lejeune, mes salutations distinguées." Remarquez tout de suite que le prénom n'est plus utilisé. Pour des lettres amicales, c'est le prénom qui est utilisé.
• L'adresse: reprend la rue et le numéro de maison, boîte postale. Dans l'adresse, le débutant va découper cette information en tranche. Est-ce nécessaire? Probablement non. Il est peu probable que vous fassiez un tri ou un filtre sur la rue et moins encore sur le numéro de maison. Ce champ est indicatif.
• Le code postal: ici aussi nous pourrions rassembler le code postal et la ville. Néanmoins, dissocier les 2 va nous permettre différentes petites choses. La ville est spécifique et va nous permettre de faire un tri. Par contre, du moins en Belgique et en France, le code postal va permettre de trier non pas sur le domicile mais sur une zone d'habitation, typiquement sur la commune en Belgique.
• La ville: tri sur le domicile.
• Le numéro de téléphone, fax, GSM ... A moins de faire une recherche type annuaire inversée, ces informations ne sont qu'indicatives.
• Les informations professionnelles: On retrouve le nom de la société, la fonction de la personne et coordonnées de l'entreprise. Les règles sont identiques que celles de l'adresse privée.
• D'autres renseignements seront rajoutés suivant l'utilisation de cette base de donnée Access à titre de renseignements comme la date de naissance (anniversaire), prénom de l'épouse - époux, enfants, ...

Est-ce suffisant, non. Il nous manque quelques champs importants.

• Le titre: Monsieur, Madame, Mademoiselle, ... Ce champ est important pour deux raisons. D'abord parce qu'il est utilisé dans le courrier (adresse et formule de politesse). Deuxièmement, ce champ va nous permettre de déterminer le sexe de la personne. Un champ supplémentaire pourrait également être utilisé.
• Des champs additionnels de tri. L'utilisation d'une base de donnée Access permet d'afficher les enregistrements suivant un filtrage. Pouvons nous utiliser certaines combinaisons de ce filtrage? Oui. Prenons notre carnet d'adresse sous Access. On retrouvera dans ce carnet des amis, connaissances, relations professionnelles, utilisateurs du cours, ... La solution habituelle est de créer un carnet d'adresse informatique pour chaque catégorie de personnes. L'autre possibilité est de créer une seule base de données et d'ajouter des cases à cocher (oui ou non) reprenant ces différentes catégories. Ceci nous permettra de cibler l'envoi de courrier suivant le type de relation, par exemple tous les membres du club de sport

5. Base de donnée Access?

Maintenant que les explications préliminaires du cours sont acquises, intéressons nous à la base de donnée de Microsoft. Les onglets d'Access se subdivisent en 7 parties. Passons en revue les principaux.

• Débutons par la table: elle reprend les informations brutes (non traitées): les enregistrements et les champs. 
• Une requête permet diverses mises en forme des tables: le tri, filtre, afficher ou nom des données, … 
• Un Formulaire affiche les données des tables et requêtes d'une manière agréable. 
• Un état permet d'imprimer des données de tables et de requêtes avec si nécessaire des regroupements et des calculs. C'est bien là la grosse différence entre Excel et Access, les calculs ne se font pas par de simples formules, mais bien par ces états d'impression. L'avantage, c'est qu'une fois que l'état est fait, tout se fait automatiquement. Le défaut, c'est de … faire ces états. Néanmoins, pour de nombreux enregistrements (plus de 500), Excel est vite dépassé, limité de toute façon à 65535 lignes par feuille.
• Les macros permettent d'exécuter des fonctions à partir de requêtes ou de formulaires. Nous ne rentrerons pas dans la programmation d'ACCESS dans cette formation mais utiliserons ces fonctions pour créer un formulaire d'entrée.
• Page: permet de créer des pages Internet pour accéder à la base de données